Pubblici registri immobiliari e normativa in materia di trattamento di dati personali - Corretto utilizzo della Sez. D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione
L'Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 1/E del 29 gennaio 2024, esamina i rapporti tra la disciplina in materia di pubblicità immobiliare e quella in tema di trattamento dei dati personali per prevenire l'emersione di eventuali trattamenti illeciti con lo scopo di individuare possibili aree di azione.
La volontà è quella di delineare un inquadramento di questa tematica particolarmente complessa anche al fine di fornire alle categorie interessate indicazioni sul corretto utilizzo dei modelli di richiesta delle formalità.
Il sistema di pubblicità immobiliare: alcuni principi generali
Il vigente sistema di pubblicità immobiliare ha una funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell'affidamento dei terzi, in un'ottica di garanzia per la corretta circolazione dei medesimi.
Il libro VI del Codice civile contiene la disciplina relativa alla pubblicità immobiliare, all'individuazione e alla tenuta dei relativi registri, nonché ai compiti e agli obblighi del conservatore.
Al fine dell'esecuzione di una formalità nei registri immobiliari devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l'evento giuridico da pubblicare e la relativa nota dove devono essere indicati gli elementi e le menzioni previste dal legislatore.
I motivi di rifiuto da parte del conservatore non possono che essere tassativi e soggetti a legge in quanto il rifiuto di una formalità incide sull'ordine di presentazione degli atti e sui connessi effetti giuridici
Opportuno, in questa sede, richiamare anche il principio di libera accessibilità dei registri immobiliari che possono essere ispezionati da chiunque come dispone l'art. 2673 c.c..
Profili relativi al trattamento dei dati personali
Nella pubblicità immobiliare il titolo, depositato in originale o in copia conforme, potrebbe contenere informazioni ulteriori rispetto a quelle strettamente necessarie, ma comunque accessibili da parte di chi ispezioni i registri.
Anche la nota può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare ed anch'essi liberamente conoscibili da terzi.
Questi elementi potrebbero generare criticità, alla luce della normativa a tutela dei dati personali. Di recente queste criticità legate alla libera accessibilità delle informazioni presenti nei registri immobiliari si sono amplificate dalla informatizzazione che ha caratterizzato i servizi di pubblicità immobiliare.
Le note e la sezione D
Risulta opportuno soffermarsi sulle note che vengono presentate al conservatore e sui dati che in esse vengono riportati, al fine di individuare se possano configurarsi, in tale ambito, eventuali trattamenti illeciti o eccedenti, con particolare attenzione alle parti della nota che possono risultare maggiormente critiche.
Le note sono redatte su appositi modelli che nel tempo sono stati oggetto di vari aggiornamenti, l'ultimo dei quali avvenuto nel 2007. Ad oggi le note sono formate da 4 sezioni:
- la 'Sezione A', riportante i dati relativi al titolo presentato per l'esecuzione della formalità (identificativi dell'atto, autorità emanante ecc..);
- la 'Sezione B', riportante gli identificativi catastali degli immobili;
- la 'Sezione C', riportante i dati relativi ai soggetti interessati;
- la 'Sezione D', riportante eventuali altre informazioni, non presenti nelle altre sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare.
Nelle prime tre sezioni (A, B e C) si devono indicare i dati necessari per legge, ovvero quelli obbligatori. La sezione D è costituita, invece, da un campo libero, utilizzabile per l'indicazione di eventuali altre informazioni ritenute necessarie ai fini della pubblicità immobiliare.
Risulta evidente che i prospettati profili di criticità possono correlarsi ai dati indicati nella sezione D delle note.
È bene rammentare che la nota deve configurarsi quale documento 'autosufficiente' in relazione ai dati ivi contenuti e destinati alla conoscenza dei terzi. L'Agenzia richiama i principi di autosufficienza e autoresponsabilità della nota elaborati dalla giurisprudenza di legittimità. Per i giudici del Palazzaccio la nota deve riprodurre fedelmente il contenuto del titolo cui si riferisce e ciò ricade sul soggetto che la redige. Esclusa, pertanto, la responsabilità del Conservatore sul quale gravano solo controlli di tipo formale.
Allo stesso Conservatore è fatto divieto di effettuare a sua discrezione interventi modificativi dei dati inseriti nella nota presentata dalla parte richiedente, stante il divieto previsto dall'art. 17 della legge n. 52/1985.
Prime indicazioni ai fini del rispetto dei principi di liceità e minimizzazione del trattamento dei dati
Ai fini del rispetto dei principi di liceità e minimizzazione del trattamento dei dati occorre porre l'attenzione sulla sezione D delle note che è finalizzata a riportare i dati necessari ad una compiuta pubblicità immobiliare. Le categorie interessate e chi predispone le richieste di formalità dovranno utilizzare la sezione D del modello di nota per l'indicazione delle sole informazioni previste da documenti di prassi e/o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità. In particolare, occorre che la sezione D non venga utilizzata impropriamente per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell'atto ma non utili alla pubblicità stessa.
(Vedi circolare n. 1 del 2024)